Em duas de cada três empresas brasileiras ouvidas, comunicados importantes deixaram de chegar a quem precisava nos últimos 12 meses. Para 54% dos participantes, o problema aconteceu mais de uma vez. O cenário evidencia um desafio que vai além da escolha dos canais de comunicação e pode afetar desde a operação até a experiência dos colaboradores e a capacidade das empresas de reter talentos. Os dados são do Estudo Comunicação Interna nas Empresas Brasileiras 2026, realizado pela Sesame HR.
De acordo com a pesquisa, 94% dos profissionais de empresas brasileiras ouvidos acreditam que falhas de comunicação contribuem para a saída de colaboradores. Para 65%, essa influência é significativa. O resultado reforça a importância de tratar a comunicação interna como parte da estratégia de gestão de pessoas, e não apenas como uma atividade operacional de envio de avisos.
“A comunicação interna não pode ser medida pelo número de mensagens enviadas, mas pela capacidade de garantir que a informação certa chegue às pessoas certas, no momento necessário. Quando um comunicado se perde, os impactos podem aparecer de diversas formas, seja na rotina operacional, na confiança dos colaboradores ou até mesmo na decisão de permanecer ou não na empresa. Por isso, é fundamental que as organizações tenham canais oficiais e uma gestão estruturada da comunicação”, afirma Tiago Santos, vice-presidente da Sesame HR.
WhatsApp ganha espaço, mas consome muito tempo do RH em 66% dos casos
O e-mail corporativo é o canal oficial para comunicados importantes em 50% das empresas participantes, e o WhatsApp aparece em seguida, citado por 30%. Mesmo onde não é o canal oficial, o aplicativo acaba ocupando espaço na rotina: em 66% dos casos, o RH ou os gestores dedicam tempo toda semana à administração de grupos de trabalho. O estudo também levanta uma questão: adotar o aplicativo por si só, não garante que a mensagem seja recebida, compreendida e considerada por quem precisa agir.
O uso de mensagens fora do expediente acrescenta outra camada de preocupação. Enquanto 18% relatam que suas empresas já tiveram problemas jurídicos ou trabalhistas relacionados a mensagens de WhatsApp enviadas fora do horário de trabalho, 31% não sabem dizer se isso aconteceu. Ou seja, quase metade dos participantes relata um problema ou não tem clareza sobre a existência desse tipo de ocorrência.
Um dos relatos reunidos pelo estudo ilustra o desconforto gerado pela falta de regras claras para os canais de comunicação. Um participante da área industrial, identificado como colaborador, contou que deixou de responder mensagens recebidas fora do expediente e foi cobrado por isso, apesar de utilizar seu número pessoal. “Meu WhatsApp é pessoal e não é corporativo. As empresas precisam oficializar seus meios de comunicação!”, relatou.
Empresas com várias unidades enfrentam mais falhas
A dificuldade de fazer a informação chegar a todos ganha dimensão ainda maior em organizações com operações distribuídas. Entre as empresas que possuem mais de uma unidade — como lojas, fábricas, filiais e centros de distribuição —, 63% relatam falhas recorrentes de comunicação. Nas empresas com uma única unidade, o percentual é de 36%.
Um participante que ocupa a posição de CEO no setor de saúde descreveu a dificuldade de alcançar as equipes que trabalham no chão de fábrica. Segundo o relato, a empresa utiliza murais, informações nas bandejas do refeitório e TVs internas para divulgar comunicados, mas ainda assim é difícil atingir todos os colaboradores.
Falta de responsáveis dificulta a gestão da comunicação
Além dos desafios relacionados aos canais e à distribuição das equipes, a pesquisa identificou uma lacuna de responsabilidade. Em 59% das empresas participantes, não há uma pessoa dedicada exclusivamente à comunicação interna. Em 35%, a atividade é acumulada com outras funções; em 24%, não existe um responsável pela tarefa.
Para Tiago Santos, estruturar a comunicação interna exige olhar para o processo como um todo: “Não basta trocar o WhatsApp pelo e-mail ou adotar uma nova ferramenta. Se a informação continua espalhada, sem uma fonte oficial e sem clareza sobre quem precisa recebê-la, o problema permanece. Centralizar a comunicação e integrá-la à rotina de gestão de pessoas ajuda a reduzir o trabalho manual, bem como dar mais consistência aos comunicados e criar condições para que o RH atue de forma mais estratégica”.